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学籍档案是记载学生在校期间学习及其他表现情况的原始资料。近来,因升学就业、职称职务晋升、出国深造、档案审核、政治审查等原因,南昌工程学院各地校友对学籍档案和证明材料的需求日益高涨,该校档案馆以党史学习教育为契机,深入开展“我为群众办实事”实践活动,充分利用现代技术赋能档案服务,开展学生档案云申请服务,让数据多跑路,校友少跑腿,切实解决群众所需。

响应民生关切,科学搭建平台。以往的学籍档案利用只能在现场办理,校友或代办方总有一方奔波在路上。南昌工程学院档案馆立足供用实际,急校友之所急,想校友之所想,推动网上服务“上马”“加码”。随着网络技术的发展和媒体平台的普及,档案馆及时调整工作思路,在前期开展的邮件预约申办业务的基础上,充分调配馆内资源,做好服务平台的规划与整合,通过“南昌工程学院档案馆”开通“云”服务,通过网络申办渠道,让校友的利用需求在“云间”汇集。

助力疫情防控,档案快递到家。为使该项举措更加广泛地惠及校友,档案馆持续提升内部管理水平,加强对外宣传推介,提高服务覆盖率和满意度。疫情期间,网上申办、线下寄递的不见面式服务,有效缓解了疫情期间人员聚集、省却了校友异地奔波之苦。面对校友的急切需求,该校档案馆坚持1个工作日内快速办结。暑假期间,档案馆积极做好假期值守,确保服务不断“档”,两日内办结率达100%。目前,该平台已服务校友近600人。

使命时刻在线,服务不断提升。为确保网上服务效果,档案馆根据校友建议和反馈,多次完善网上申办功能、优化申请表单、开通线上咨询,从单向联系到双向互动,从问事咨询到办事解困,小小的微信服务使校友与学校的联系更加紧密。如今的网上申办,受理状态、办理进度一目了然,每位校友都有“专属顾问”,为校友查档和咨询提供细致的跟进和答复。即使在非工作日,语料丰富的答复机器人和永不下线的“专属顾问”也将全天候地为校友提供咨询与利用服务。

学籍档案云服务是南昌工程学院档案馆践行初心使命、为群众办实事办好事的一大举措,也是对江西省开展有关便民高频服务事项异地通办精神的热切回应,解决了广大校友异地利用档案的困扰,进一步提高了档案服务的质量和效率,得到校友的一致肯定。

【来源:江西省教育厅】

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本文:南昌工程学院:档案利用有实招 云端服务纾民困,来源:九派教育。

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